L’onboarding correspond à la période d’intégration d’une nouvelle recrue durant laquelle celle-ci va apprendre les processus internes de l’entreprise, s’acclimater à sa culture, en comprendre les enjeux et prendre pleinement possession de ses fonctions. Cette période de formation est capitale et peut être assez longue : il faut environ 8 mois pour qu’un nouvel employé soit pleinement productif. Nous avons réuni pour vous les bonnes pratiques pour optimiser la période de formation de vos nouveaux collaborateurs à l’heure du digital.

#1 Débuter la formation de vos nouveaux collaborateurs avant leur prise de fonction

Selon une étude publiée par Aberdeen, 35 % des entreprises leaders en matière d’onboarding font commencer la formation avant le premier jour de la nouvelle recrue. Commencer la formation de ses employé(e)s avant leur entrée en fonction est une bonne pratique pour plusieurs raisons. Cela permet tout d’abord de retirer l’anxiété que peuvent ressentir vos nouvelles recrues lors de leur premier jour. Il suffit de partager avec eux des informations basiques sur l’entreprise via un document (FAQ) pour les rassurer sur les questions qu’ils vont forcément se poser : où se trouvent les toilettes, comment marche le wifi, comment se passe la prise de congés…Partager des éléments avant le premier jour permet aussi à votre nouveau membre d’équipe d’être opérationnel dès son arrivée. Cela peut se faire par le partage de vidéos de formation, d’articles, de tutoriels ou de présentation à lire avant le premier jour.

#2 Impliquer un maximum de collaborateurs durant la période de formation

Le meilleur moyen de bien intégrer un nouveau collaborateur est de rendre son onboarding social. Plus il rencontrera de collègues dans ses premiers jours, plus vite il se sentira pleinement intégré à l’équipe. Une des clés pour faire de cet onboarding un moment social consiste à impliquer un maximum de collaborateurs dans la formation de votre nouvelle recrue. Par exemple, il est conseillé d’assigner à votre nouvelle recrue un mentor, aussi appelé parrain ou buddy, qui est là pour s’assurer de la bonne intégration du nouveau collègue à tous les niveaux et pour répondre à ses questions pratiques. Il est aussi recommandé à chaque directeur de pôle de présenter leur rôle afin de donner une visibilité claire sur la place et l’importance de chaque membre au sein de l’équipe. Ce type de formation se fait en général dans le premier mois du nouvel employé. Bien sûr, le rôle du manager est essentiel dans la formation. Il doit non seulement s’assurer que le planning de formation de son nouvel employé est bien réglé, mais aussi être responsable de sa formation de manière quotidienne (courtes séances de training, discussions informelles, présentations globales).

#3 Rendre la formation agile avec de la personnalisation et des feedbacks réguliers

Le rêve de tout responsable formation est de pouvoir diffuser la bonne formation sous le bon format et au bon moment. L’enjeu associé à la personnalisation est la contextualisation. Il est en effet nécessaire d’évaluer le nouvel arrivant et de lui proposer des contenus de formation en adéquation avec son niveau de compétences. C’est sans doute l’une des étapes les plus difficiles, car cela nécessite à la fois de mettre en place les bonnes méthodes d’évaluation, mais également de proposer différents types de contenus. Chaque employé étant différent, il est fondamental de recueillir le ressenti de vos nouvelles recrues sur leur formation afin d’améliorer en continu votre programme, ce qui peut se faire par la diffusion d’un rapport d’étonnement.

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter une bonne intégration !